5 chatgpt meminta untuk membuat dokumentasi bisnis yang penting

Pengetahuan bisnis Anda terperangkap di kepala Anda. Setiap proses, preferensi klien, dan protokol tim hanya ada dalam ingatan Anda. Ketika seseorang bertanya bagaimana sesuatu bekerja, Anda adalah hambatan. Anda secara tidak sengaja membangun bisnis yang sepenuhnya bergantung pada Anda muncul setiap hari.

Terdengar sepertimu? Tidak harus seperti ini. Dokumentasikan proses Anda dan membebaskan diri Anda dari menjadi manual instruksi manusia. Permintaan chatgpt ini akan membantu. Salin, tempel, dan edit tanda kurung persegi di chatgpt, dan buka jendela obrolan yang sama sehingga konteksnya berjalan.

Ubah pengetahuan bisnis Anda menjadi dokumentasi yang berharga dengan chatgpt

Petakan semua yang dilakukan bisnis Anda

Sebagian besar pendiri tidak pernah mencantumkan semua proses bisnis mereka. Mereka beroperasi dari ingatan, menjadikan setiap hari perebutan mental. Membuat spreadsheet empat kolom sederhana dapat mengubah segalanya, seperti yang terjadi pada saya saat saya Sistemisasi bisnis saya. Sekarang, chatgpt dapat membuat ini untuk Anda. Mulailah dengan kolom A yang mencantumkan setiap proses bisnis (setidaknya 50 item). Kolom B menunjukkan siapa yang menangani setiap proses saat ini. Kolom C mengidentifikasi siapa yang harus menanganinya di masa depan. Kolom D merinci rencana tindakan untuk melakukan transisi itu, dengan tanggal target.

Pendekatan ini membentuk fondasi untuk transformasi bisnis. Bayangkan melakukan perjalanan panjang sementara tim Anda menjalankan semuanya dengan lancar tanpa Anda, lalu mewujudkannya dengan prompt ini.

“Create a comprehensive inventory of all processes in my business. Ask me about different areas of my operations, one by one, so we can build a complete list. For each area, dig into specific tasks and workflows that might be overlooked. Once we’ve documented all processes, help me build a transition plan by identifying: 1) Who currently handles each process, 2) Who should handle it in the future, 3) Whether any processes could be eliminated or automated, and 4) Priority Level untuk transisi.

Buat prosedur operasi standar

Bisnis Anda seharusnya tidak terhenti saat Anda tidak ada. Prosedur operasi standar memberikan instruksi yang jelas kepada tim Anda untuk setiap tugas, mulai dari klien yang lebih baik hingga menangani masalah layanan pelanggan. Ketika anggota tim baru bergabung, mereka mengikuti buku pedoman alih -alih mengajukan pertanyaan tanpa akhir. Ambil tabel proses baru Anda dan buat SOP untuk setiap baris.

Untuk efektivitas maksimal, latih anggota tim pada proses, lalu minta mereka menulis SOP sendiri. Ini membuat mereka memproses pemilik, bukan hanya pengikut memproses. Bagikan prompt ini dengan mereka.

Bantuan saya membuat dokumen prosedur operasi standar (SOP). Ajukan pertanyaan tentang satu proses spesifik yang ingin saya dokumentasikan, termasuk langkah-langkah, alat yang digunakan, masalah umum, dan standar kualitas. Kemudian, membangun SOP komprehensif dengan bagian-bagian ini: ikhtisar proses, membutuhkan alat/akses yang diperlukan, dan cukup banyak hal yang mengeksplisirnya. Dengan ada banyak hal yang terkait. Perusahaan yang tidak dapat dikeluarkan, dan melakukan hal-hal yang sama, dan melakukan hal-hal yang berkaitan dengan hal-hal yang berkaitan dengan hal-hal yang berkaitan dengan penempatan, dan melakukan hal-hal yang sama, dan melakukan hal-hal yang berkaitan dengan hal-hal yang berkaitan dengan hal-hal baru, dan melakukan hal-hal yang berkaitan dengan hal-hal yang berkaitan dengan penempatan. pelatihan.”

Desain Template Komunikasi Klien

Terus -menerus menulis ulang email yang sama membuang -buang waktu dan menciptakan ketidakkonsistenan. Template memastikan komunikasi profesional yang jelas setiap saat. Template tidak membuat bisnis Anda tidak pribadi. Mereka membuatnya dapat diskalakan. Mereka menghapus Anda sebagai hambatan untuk maju. Memiliki template di tempat memberikan kepercayaan kepada anggota tim dan menjaga kualitas tetap tinggi.

Buat fondasi yang dapat mereka bangun dengan gaya mereka sendiri. Akhirnya, mereka mungkin menulis email lebih baik dari Anda.

“Ubah komunikasi klien saya ke dalam templat yang dapat saya bagikan dengan tim saya. Pertama, minta saya untuk mengidentifikasi titik sentuh klien utama (seperti onboarding, pembaruan, dan permintaan umpan balik). Untuk setiap titik sentuh, tanyakan informasi apa yang perlu dimasukkan dan nada apa yang harus digunakan. Lalu, buat template profesional dan template variabel.

Bangun buku pedoman krisis Anda

Tidak ada bisnis yang dapat memprediksi setiap krisis, tetapi Anda dapat membangun kerangka kerja untuk menangani tantangan yang tidak terduga. Ketika bisnis menghadapi gangguan mendadak, mereka yang memiliki sistem di tempat dapat berputar dengan cepat dan pulih lebih cepat. Pada bulan Maret 2020 bisnis saya menyusut 25% dalam satu minggu. Memiliki proses di tempat berarti pulih ke kekuatan penuh lebih cepat.

Buku pedoman krisis mempersiapkan tim Anda untuk menangani keadaan darurat tanpa Anda, memberi mereka kepercayaan diri untuk membuat keputusan ketika setiap menit diperhitungkan. Ingat, Anda tidak membutuhkannya sampai Anda membutuhkannya.

“Buat buku pedoman manajemen krisis yang kuat untuk bisnis saya. Pertama, tanyakan kepada saya tentang risiko potensial khusus untuk model industri dan bisnis saya. Kemudian, bantu saya mengembangkan protokol respons untuk berbagai kategori krisis: kegagalan operasional, keadaan darurat keuangan, insiden PR, dan pembentukan duniawi ini. KECUALIAN POSIDE, UNTUK MEMULIH, UNTUK PROPERSI, OTER DOKUTER: Langkah-langkah respons komunikasi, dan pengambilan keputusan. Dapat dengan mudah mengikuti selama situasi stres tinggi ketika saya mungkin tidak tersedia. “

Mendokumentasikan Budaya Perusahaan Anda

Budaya perusahaan yang kuat memandu bagaimana keputusan dibuat, bagaimana umpan balik mengalir, dan bagaimana keberhasilan diukur. Membangun Hubungan horizontal di mana rasa terima kasih mengalir dengan bebas, menciptakan mentalitas “semua di dalamnya”. Pendekatan ini membantu tim melakukan pekerjaan yang lebih baik dan membangun ketahanan.

Memiliki proses itu bagus, tetapi mereka perlu dilakukan oleh orang yang tepat dengan cara yang benar. Anda perlu mengenal orang -orang yang Anda delegasikan untuk dipercaya, selaras, dan mampu melakukan tugas untuk selesai.

“Bantu saya mendokumentasikan budaya dan nilai-nilai perusahaan saya untuk anggota tim saat ini dan di masa depan. Ajukan pertanyaan tentang bagaimana keputusan dibuat, bagaimana kami berkomunikasi, perilaku apa yang kami hadiahi, dan seperti apa kesuksesan dalam organisasi kami. Setelah mengumpulkan informasi ini, membuat dokumen budaya yang mencakup: kisah kami yang asli, dalam format yang ada di dalam format yang ada di dalam format yang ada di dalam format yang ada di dalam format yang ada di dalam format.

Chatgpt meminta untuk membebaskan diri Anda dengan proses bisnis yang terdokumentasi

Upaya dokumentasi Anda membeli kembali waktu Anda, mengurangi pertanyaan tim, dan menciptakan konsistensi di seluruh bisnis Anda. Bisnis sistemisasi lebih menarik bagi pembeli, jika Anda ingin menjualnya suatu hari nanti. Tetapi yang lebih penting, jauh lebih menyenangkan bagi Anda untuk menjalankan sebagai pemiliknya.

Menjaga informasi bisnis yang terjebak di kepala Anda akan membuat Anda terjebak dalam bisnis Anda. Mulailah membangun dokumentasi Anda sekarang.